چگونه از برنامه یادآوری آیفون برای مدیریت حرفه‌ای كارها استفاده كنیم؟

چگونه از برنامه یادآوری آیفون برای مدیریت حرفه‌ای كارها استفاده كنیم؟آموزشنرم افزار و اپلیكیشنآموزش گوشی هوشمند و تبلتچهارشنبه ۳ بهمن ۱۴۰۳ - ۱۵:۳۰مطالعه 8 دقیقهسپیده نصیرزادهتبلیغاتمشاهده همه ویدئو‌هاتبلیغاتتبلیغاتاپلیكیشن Reminders فقط برای یادآوری‌های ساده نیست؛ با چند ترفند كاربردی می‌توانید وظایفتان را هوشمندانه مدیریت كنید و به اوج بهره‌وری برسید .

تبلیغاتاگر از Apple Reminders (برنامه‌ی یادآوری اپل) فقط برای ثبت یادآوری‌های ساده استفاده می‌كنید، فرصت استفاده از تمام امكانات آن را از دست داده‌اید. این برنامه علاوه‌بر سادگی، می‌تواند به یك ابزار قدرتمند برای مدیریت و سازماندهی وظایف شما تبدیل شود .

برای آموزش كار با برنامه یاداوری روزانه ایفون، آپید و مك با ما همراه باشید.فهرست مطالبساختن لیست صندوق ورودیتهیه لیست‌های جداگانه برای دسته‌بندی كارهابخش‌بندی پروژه‌های فردیمرتب‌سازی وظایف بر اساس اولویت و ایجاد لیست‌های هوشمندساخت قالب برای كارهای تكراریفرایند بازبینی هفتگیكپی لینكساختن لیست صندوق ورودیاگر شخص پرمشغله‌ای هستید، احتمالاً احساس می‌كنید از هر طرف كاری به سمتتان سرازیر می‌شود .

این وضعیت می‌تواند باعث استرس و به‌تعویق‌افتادن كارهایتان شود. به‌جای اینكه دست‌به‌كار شوید، ممكن است بیشتر وقتتان را صرف فكركردن درباره كارها كنید و فرصت‌ها را از دست بدهید. برای اینكه چنین مشكلی پیش نیاید، می‌توانید از روش GTD و اپلیكیشن Apple Reminders كمك بگیرید .

روش Getting Things Done یا به اختصار GTD، یك سیستم مدیریت زمان و سازماندهی وظایف است كه دیوید آلن آن را معرفی كرد. هدف این روش، كمك به افراد برای انجام كارها به شكلی موثر و بدون استرس است. در روش GTD، تمركز روی انتقال تمامی كارها و وظایف از ذهن به یك سیستم خارجی است تا ذهن شما آزاد شود و تمركز بهتری روی انجام آن‌ها داشته باشید .

مراحل اصلی روش GTD عبارت هستند از:جمع‌آوری تمامی كارها، ایده‌ها و وظایفپردازش و تحلیل اولویت‌بندی تمام مواردسازماندهی وظایفبازبینی منظم لیست‌هاانجام كارها براساس اولویت‌بندی انجام‌شدهبرای شروع استفاده از روش GTD در بهترین اپ reminder اپل یعنی اپلیكیشن Apple Reminders، ابتدا باید یك لیست به نام «inbox» ایجاد كنید تا محل موقتی برای ثبت تمامی كارهایی باشد كه باید انجام دهید .

با این كار، ذهن شما آزاد می‌شود و مطمئن خواهید بود كه هیچ ایده یا كاری را فراموش نمی‌كنید. اگر از دستگاه‌های اپل استفاده می‌كنید، می‌توانید با انجام مراحل زیر لیست‌تان را ایجاد كنید:پس از بازكردن اپلیكیشن Reminders، روی لیست پیش‌فرض كه زیر My Lists قرار دارد دبل‌كلیك كنید .

نام این لیست را به Inbox تغییر دهید و پس‌از انتخاب یك رنگ و آیكون برای آن، روی OK كلیك كنید.شما می‌توانید برای این منظور یك لیست جدید هم بسازید؛ اما بهتر است نام لیست پیش‌فرض را تغییر تا هربار كه كار جدیدی اضافه می‌كنید به‌طور خودكار به لیست صندوق ورودی برود .

ساختن لیست صندوق ورودیكپی لینكتهیه لیست‌های جداگانه برای دسته‌بندی كارهاحالا كه تعدادی وظیفه در لیست صندوق ورودی دارید، باید آن‌ها را بر اساس نوعشان دسته‌بندی كنید. قبل از این كار، ابتدا لیست‌های جداگانه‌ای برای بخش‌های مختلف زندگی‌تان مانند كار، امور شخصی، خانواده، دانشگاه، سفر و غیره بسازید؛ برای مثال، تمام كارهای مربوط‌به دانشگاه را در لیستی به‌نام دانشگاه قرار دهید .

برای ساختن لیست‌های جداگانه در Reminders روی گزینه‌ی Add List كلیك كنید و سپس براساس مراحلی كه در قسمت قبل گفتیم پیش بروید.تهیه لیست‌های جداگانه در Remindersكپی لینكبخش‌بندی پروژه‌های فردیپس از ایجاد لیست‌ها، می‌توانید آن‌ها را به پروژه‌ها یا بخش‌های كوچكی تقسیم كنید كه شامل وظایفی با هدف یا نتیجه‌ی مشخص باشند؛ مثلاً در لیست «كار» می‌توانید بخشی برای پروژه‌ای مانند «كمپین بازاریابی محصول جدید» ایجاد كنید كه وظایفی مثل ساخت پست‌های شبكه‌های اجتماعی، طراحی تبلیغات، هماهنگی با تیم فروش و تنظیم جلسات با مشتریان را شامل شود .

برای انجام این كار، مراحل زیر را دنبال كنید:پس از انتخاب لیست مورد نظرتان، از نوار ابزار روی گزینه‌ی Add a new section كلیك كنید.نام بخش را وارد و ددلاین آن را اضافه كنید.برای افزودن زیروظایف به هر تسك، كافی است آن را انتخاب و از منوی Edit > Indent Reminder استفاده كنید تا آن تسك به زیرمجموعه (زیروظیفه) تبدیل شود .

بخش‌بندی پروژه‌های فردی پس از اضافه‌كردن بخش‌های مختلف به یك لیست، ممكن است صفحه شلوغ به نظر برسد. برای رفع مشكل، می‌توانید از گزینه‌ی View as Columns استفاده كنید. این ویژگی هر بخش را به‌صورت یك ستون جداگانه نمایش می‌دهد و شما می‌توانید وظایف خود را به سبك كانبان (Kanban) ببینید .

برای فعال‌سازی به مسیر View > as Columns بروید.ستون‌بندی لیست وظایفكپی لینكمرتب‌سازی وظایف بر اساس اولویت و ایجاد لیست‌های هوشمندهمه‌ی وظایف از نظر اهمیت و فوریت یكسان نیستند و این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌كند كه زمانتان محدود باشد .

به‌همین‌دلیل هم پس‌از سازماندهی تسك‌ها در لیست‌ها و بخش‌های مختلف، بهتر است برای هر تسك برچسب اولویت تعیین كنید. ترفندهای اپل:با این ترفندها، به‌طور حرفه‌ای از اپل نوت استفاده كنیدبرای تنظیم اولویت تسك‌ها، به یادآوری مورد نظرتان بروید و پس از كلیك روی آیكون «i»، از منوی كشویی Priority سطح اولویت را انتخاب كنید .

برای مرتب‌سازی تسك‌ها بر اساس اولویت هم، به مسیر View > Sort By > Priority بروید.برای استفاده بهتر از اپلیكیشن ریمایندر آیفون، می‌توانید از ویژگی لیست‌های هوشمند استفاده كنید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تمام وظایف موجود در لیست‌های مختلف را بر اساس معیارهایی مانند تاریخ، زمان، اولویت، مكان و موارد دیگر، یك‌جا مشاهده كنید .

لیست‌های هوشمند می‌توانند به شما كمك كنند تا تمام وظایفی را كه در هفت روز آینده باید انجام دهید یك‌جا ببینید. با انتخاب این لیست، تمام تسك‌هایی كه موعدشان در هفته آینده است، برای شما نمایش داده می‌شوند .

برای ساختن لیست‌های هوشمند براساس مراحل زیر پیش بروید:روی دكمه‌ی Add List در گوشه‌ی پایین سمت چپ اپلیكیشن كلیك كنید.یك نام برای لیست هوشمند وارد كنید و از منوی كشویی List Type روی گزینه‌ی Smart List ضربه بزنید .

معیارهای مورد نظر خود را انتخاب كنید؛ برای مثال، اگر می‌خواهید وظایف هفتگی را ببینید، از منوی كشویی Tags روی گزینه Date ضربه بزنید.در منوی كشویی بعدی Relative Range را انتخاب و تعداد روزهایی را كه می‌خواهید در لیست قرار بگیرند (مثلاً ۷ روز) وارد كنید .

در نهایت روی OK كلیك كنید.ایجاد لیست‌های هوشمندكپی لینكساخت قالب برای كارهای تكراریاگر بعضی از كارها را مرتباً تكرار می‌كنید، ساختن لیست برای هربار می‌تواند وقت‌گیر باشد. خوشبختانه در اپلیكیشن Reminders می‌توانید یك لیست را به‌عنوان قالب ذخیره و از آن برای تنظیم سریع وظایف روزمره خودتان استفاده كنید .

برای ساختن قالب، مراحل زیر را دنبال كنید:یكی از لیست‌های یادآوری موجود را به‌عنوان قالب انتخاب كنید.از منوی File، به Save as Template بروید و پس از انتخاب یك نام برای قالب خود، روی Save كلیك كنید.برای استفاده از قالب ذخیره‌شده، روی Add List در گوشه‌ی پایین سمت چپ كلیك كنید .

به تب Templates بروید و پس از انتخاب قالب مورد نظر، روی Create List كلیك كنید.كپی لینكفرایند بازبینی هفتگیبازبینی هفتگی به شما كمك می‌كند همیشه منظم بمانید و هیچ تاریخ مهمی را از دست ندهید. وقتی وظایف مختلف مثل ایمیل‌ها، كارهای شخصی و تكالیف روی هم جمع می‌شوند، ممكن است فراموش كنید كدام‌ كارها انجام شده‌اند و كدام‌‌یك باقی مانده‌اند .

برای اینكه با چنین مشكلی مواجه نشوید، می‌توانید با دنبال‌كردن مراحل زیر یك بازبینی هفتگی در Reminders تنظیم كنید:وارد اپلیكیشن Reminders شوید و لیست مورد نظرتان را انتخاب كنید.برای اضافه‌كردن یك ریمایندر جدید، روی علامت + در گوشه‌ی بالا سمت راست ضربه بزنید و عنوانی برای آن انتخاب كنید .

برای اضافه‌كردن زیرمجموعه به ریمایندر اصلی باید تسك‌های جدیدی بسازید و آن‌ها را با گزینه Indent (از منوی Edit > Indent Reminder) به زیرمجموعه‌ی ریمایندر اصلی تبدیل كنید.برای تنظیم روز و ساعت ریمایندر اصلی، روی آیكون info در كنار ریمایندر ضربه بزنید و پس از فعال‌كردن گزینه On a Day روز مورد نظرتان را انتخاب كنید .

سپس نوبت به روشن‌كردن گزینه At a Time و تنظیم زمان دلخواه می‌رسد.روی منوی كشویی Repeat كلیك و گزینه‌ی Weekly را انتخاب كنید و گزینه Custom را بزنید. در پنجره بعدی، Every 1 Week را انتخاب كرده، روزی را كه می‌خواهید به بررسی تسك‌هایتان اختصاص دهید، انتخاب كنیددر نهایت روی OK ضربه بزنید تا تغییراتی كه انجام داده‌اید ذخیره شوند .

با استفاده از این ترفندها در اپلیكیشن Reminders، می‌توانید كارهای خود را به شكلی ساده و مؤثر مدیریت كنید و بهره‌وری‌تان را افزایش دهید. روش‌هایی كه گفتیم به شما كمك می‌كنند تا نظم بیشتری در زندگی خود داشته باشید .